学習 / 事例
写真スタジオが予約・支払い・フォローアップを自動化する方法
今のスケジューラーを置き換えずに、具体的なセットアップを創業者目線で解説します。
現状
多くのスタジオは、WebフォームやAcuity/Square、メールを組み合わせていますが、問い合わせ→セッション→支払い→フォローの間に抜け漏れが生まれがちです。
新規問い合わせ用のWebフォーム
スケジューリングはAcuityやSquare
確認や請求はメールで手作業
複数のカレンダーやセッションタイプを管理
課題
予約が増えるほど、分散したワークフローにより事務作業が急増します。
- •
すべての問い合わせに手動で返信
- •
セッション詳細の確認でメール往復が発生
- •
デポジットや最終支払いをメールやメモで追跡
- •
ギャラリー送付やレビュー依頼などのフォローを忘れがち
- •
複数カレンダー/セッションタイプを一元管理できない
ServiceHubのセットアップ
ServiceHubが業務レイヤーを担い、既存の予約ツールはそのまま使えます。
- 1
問い合わせ・予約リクエスト
サイトや予約フォームからリードが入る。
- 2
セッション情報を保存
ServiceHubにセッションタイプ、日付、顧客情報を記録。
- 3
自動確認・リマインド
顧客へ確認とリマインダーを自動送信。
- 4
デポジット/請求
ServiceHubでデポジットまたは請求書を発行・追跡。
- 5
セッション後フォロー
ギャラリー送付、レビュー依頼、再予約のフォローを自動化。
- 6
全セッションを一元表示
すべての予約と支払いステータスを1画面で確認。
Acuity/Squareを使い続けてもOK。ServiceHubが隙間をつなぎ、手作業を自動化します。
成果
ServiceHubがワークフローを回すことで、スタジオは事務を減らしつつ顧客体験を向上できます。
手動メールの大幅削減
今後のセッションが一目でわかる
デポジット/最終支払いをタイムリーに回収
一貫したコミュニケーションとリマインダー
予約1件あたりの事務時間を削減
撮影と編集に時間を使い、受信トレイ管理から解放されます。
写真ビジネスに効く理由
ServiceHubはフォトグラファーが既に使うツールと共存します。
AcuityやSquare、独自予約ページと併用可能
複数のセッションタイプを1か所で管理
リマインダー・支払い・フォローをまとめて処理
予約が増えても事務時間を増やさずスケール
おすすめの対象
個人フォトグラファーや小規模スタジオ
複数セッションタイプを扱うチーム
AcuityやSquare、独自フォームを使うスタジオ
リピート予約が発生するビジネス