このガイドで得られること
- 点検スケジュール、業務範囲、料金、解約条件を網羅した完全な契約書テンプレート — コピー＆ペーストですぐに使えます
- 会員向け優先スケジューリング＋部品割引の条項
- 30日前の解約通知期間を設けた自動更新条項
メンテナンス契約書テンプレートをダウンロード
点検スケジュール、業務範囲、料金、自動更新の文言、そしてデジタル署名・紙署名の両方に対応した署名欄まで、完全にフォーマット済みのHVACメンテナンス契約書を入手できます。
免責事項
このテンプレートは一般的な参考情報として提供されています。法務・税務・規制要件は事業や地域によって異なるため、利用前に必ず内容を確認・調整してください。LeadDuoは特定の結果を保証せず、本テンプレートの利用に起因する損害について責任を負いません。
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このテンプレートが必要な理由
多くのHVACメンテナンス契約は、次の3つの理由のいずれかで破綻します。口頭のままになっている、一段落のメールだけで済ませている、または「メンテナンス」とだけ書いて実際に何が含まれるのかを定義していない、というものです。
1月に顧客から「契約に入っているのに暖房が故障した」と電話があったとき、答えは記憶からではなく契約書から出てこなければなりません。このテンプレートは、点検回数、業務範囲、会員特典、料金、更新条件、解約方針を明確に定義し、何が含まれ何が含まれないのかを双方が把握できるようにします。
以下の各セクションはすべてコピー＆ペーストですぐに使えます。現場用にPDFをダウンロードするか、契約書を定期請求、季節リマインダー、自動更新フォローアップと連携できるServiceHubで同じワークフローを実行してください。
メンテナンス契約が重要な理由
故障対応のみの場合との年間支出比較
2–3×
予防可能な機器故障の割合
70%
契約の平均年間価値
$150–$400
収益予測可能性の向上
30–40%
すべてのHVACメンテナンス契約に含めるべき項目
プロ仕様のHVACメンテナンス契約には、以下の各セクションを明確かつ漏れなく記載する必要があります。
- 点検スケジュール: 年間に含まれる訪問回数を明記します（通常は1〜2回）。訪問が暖房シーズン（秋）、冷房シーズン（春）、またはその両方をカバーするのかを指定します。
- 訪問ごとの業務範囲: 各訪問で実施する作業をすべて列挙します。エアフィルターの点検・交換、蒸発器・凝縮器コイルの清掃、電気部品の点検（コンデンサ、コンタクタ、配線）、冷媒量の点検、ドレン排水管のフラッシュ・清掃、ブロワモーター・ベルトの点検、サーモスタットの校正確認、システム全体の安全点検。
- 会員特典: 優先スケジューリング（契約者は24時間以内、一般は通常の順番待ち）、すべての部品・作業に対する10〜15%割引、対象システムの出張点検における診断料無料。
- 料金と支払い条件: 年額または半期ごとの請求オプション。ユニットあたりの価格と、複数ユニット割引が適用されるかどうかを明記します。受け付ける支払い方法を指定します。
- 自動更新条項: 解約がない限り、契約は毎年自動的に更新されます。解約通知期間を明記します（通常は更新日の30日前）。
- 解約方針: 顧客は30日前の書面通知により解約できます。未実施の前払い訪問分は日割りで返金されます。
- 責任の制限: 当社は、既存の不具合や、対象メンテナンス作業と無関係の故障について責任を負いません。本契約は修理、部品交換、冷媒を対象外とし、これらは会員割引価格で別途請求されます。
- 署名欄: 顧客氏名、住所、ユニット情報、日付、署名。会社担当者の署名欄も含めます。
コピー＆ペースト：契約書テンプレート全文
HVACメンテナンス契約書
本メンテナンス契約（以下「本契約」）は、[開始日]をもって、以下の当事者間で締結されます。
サービス提供者: [貴社名]（所在地：[貴社住所]、[市区町村、都道府県、郵便番号]）（以下「当社」）
顧客: [顧客氏名]（所在地：[サービス提供先住所]、[市区町村、都道府県、郵便番号]）（以下「顧客」）
1. 対象機器
本契約は、サービス提供先住所における以下のHVACシステムを対象とします。
システム1: [メーカー／型番／ユニット種別 — 例：Carrier 2.5トン スプリット型エアコン、室内機および室外機]
システム2（該当する場合）: [メーカー／型番／ユニット種別]
追加ユニットは、第4条に定めるユニットあたりの料金で追加できます。
2. 定期メンテナンス訪問
当社は、対象ユニットごとに年間[1／2]回の定期メンテナンス訪問を以下の通り実施します。
訪問1（春 — 冷房チューンアップ）: [4月〜5月]に実施予定
訪問2（秋 — 暖房チューンアップ、該当する場合）: [9月〜10月]に実施予定
当社は各訪問の日程調整のため、[7]日前までに顧客へ連絡します。顧客は、合意した日時に機器へ合理的にアクセスできるよう手配することに同意します。
3. 各メンテナンス訪問の業務範囲
各定期訪問には、追加料金なしで以下のサービスが含まれます。
• 標準1インチエアフィルターの点検・交換（非標準サイズのフィルター交換は実費で請求）
• 蒸発器コイル（室内機）および凝縮器コイル（室外機）の清掃
• すべての電気部品の点検・テスト：コンデンサ、コンタクタ、リレー、配線接続
• 冷媒量の確認および漏れ点検（冷媒の補充が必要な場合は別途請求）
• ドレン排水管のフラッシュ・清掃
• ブロワモーター軸受の点検・注油およびベルト状態の確認（ベルト交換は別途請求）
• サーモスタット動作の校正・テスト
• システム全体の安全点検および動作テスト
• 各訪問後の点検結果の書面提供
4. 契約料金と支払い
年間契約料金: 対象ユニット1台あたり年額$[価格]
支払いは契約締結時（または当社の裁量により初回訪問時）に発生します。
複数ユニット割引: 同一住所内[3台以上]のユニットについて、ユニットあたり価格から[10%]割引。
受け付ける支払い方法: [クレジットカード／小切手／ACH銀行振込]
5. 会員特典
有効な契約者として、顧客は契約期間中、以下の特典を受けられます。
• 優先スケジューリング: 契約者は非緊急のサービス依頼について優先的に手配を受け、通常[24]時間以内に対応します。一般（非会員）のスケジューリングは待ち時間が長くなる場合があります。
• 部品・作業割引: 対象システムのすべての修理部品・作業について、標準価格から[10〜15%]割引。
• 診断料無料: 対象機器のサービス依頼について、標準診断料[$89〜$149]を免除します。修理費用は会員割引価格で別途適用されます。
6. 本契約の対象外
本契約は定期予防メンテナンスのみを対象とします。以下は含まれません。
• 第3条に列挙されたもの以外の修理部品・部品
• 冷媒の補充または漏れ修理
• ダクト、断熱材、構造部材
• 誤使用、電力サージ、浸水、天災による損傷
• 経済的に修理不能、または耐用年数に達した機器
対象外の作業はすべて別途見積もりを行い、顧客の会員割引価格で請求します。
7. 自動更新
本契約は、いずれかの当事者が更新日の少なくとも[30]日前までに書面で解約通知を行わない限り、その時点の契約料金で1年ごとに自動更新されます。当社は更新日の[45]日前までに顧客へ更新通知を送付します。
8. 解約
いずれの当事者も、[30]日前の書面通知により本契約を解約できます。顧客による解約の場合：
• 予定された訪問が一度も実施されていない時点で解約された場合、[10]営業日以内に全額返金します。
• 2回訪問契約において1回の訪問が実施済みの場合、顧客には年間料金の[50%]を日割りで返金します。
• 契約年度の予定訪問がすべて実施済みの場合、返金は行いません。
当社は、対象機器が修理不能と判明した場合、または顧客の敷地へアクセスできなくなった場合、[30]日前の書面通知により本契約を解約できます。
9. 責任の制限
本契約における当社の責任は、不備が認められたメンテナンス訪問の再実施に限定されます。当社は、既存の機器欠陥、結果的損害、または第3条に列挙されたメンテナンス作業の範囲外の要因による機器故障について責任を負いません。総責任額は、顧客が支払った年間契約料金を超えないものとします。
10. 契約期間
本契約は[開始日]に発効し、第7条に記載の自動更新に従い、[終了日]までの1年間継続します。
署名
以下に署名することにより、両当事者は本メンテナンス契約の条件に同意します。
顧客署名: _________________________ 日付: __________
氏名（活字体）: [顧客氏名]
会社担当者: _________________________ 日付: __________
氏名（活字体）: [担当者名]
役職: [役職]
[貴社名]
契約プランの選択肢
| プラン | 年間訪問回数 | 業務範囲 | 会員価格 | おすすめ対象 |
|---|---|---|---|---|
| ベーシック | 訪問1回 | 春または秋のチューンアップのみ | $149–$199/ユニット | コスト重視の住宅オーナー |
| スタンダード | 訪問2回 | 春＋秋のフルチューンアップ | $229–$299/ユニット | 大半の住宅オーナー |
| プレミアム | 訪問2回＋優先対応＋室内空気質チェック | フルチューンアップ＋IAQ点検＋優先手配＋部品15%割引 | $349–$449/ユニット | アレルギーや過敏症のあるご家庭 |
料金はユニットあたりです。同一住所内3台以上のユニットには、複数ユニット・複数システム割引（10〜15%）が適用されます。地域の人件費と諸経費に合わせて価格帯を調整してください。
売り込み感を出さずにメンテナンス契約を販売する方法
「発見クローズ」を使う
サービス対応のたびに、何が見つかり、何を修理し、次に何に注意すべきかを書面でまとめて残しましょう。そして次のように伝えます。「メンテナンスプランがあれば、故障する前にこれを見つけられました。こちらがカバー内容です。」一枚資料を渡し、その「発見」に販売を任せましょう。
「計算クローズ」を使う
プランの年間費用を、今支払ったばかりの修理費と並べて見せましょう。$199〜$299のプランが、すでに$385以上だった修理請求と比較されると、ほとんどの住宅オーナーは自分で計算します。
「季節クローズ」を使う
暖房・冷房シーズンの前に、まだプランに加入していない顧客へリマインダーシーケンスを実施しましょう。秋のチューンアップ枠が限られていることや優先スケジューリングについてのメッセージは、強引な売り込みなしに自然な緊急感を生み出します。
技術者ごとに提案率を追跡する
ある技術者が週20件対応してメンテナンス契約を一件も提案していないなら、それは需要の問題ではなく指導の問題です。提案がすべての対応完了ルーティンの一部になると、契約の販売は向上します。
更新フォローを仕組み化する
プランが失効するまで待ってはいけません。失効の45〜60日前に更新通知を出すことで契約が有効に保たれ、救済対応ではなく継続が当たり前になります。
署名の後に起こること
契約はあくまで出発点に過ぎません。本当の運用上の課題は、更新、訪問時期、会員特典を取りこぼすことなく、数十〜数百件のプランを管理することです。
ServiceHubは、顧客の署名後のライフサイクル全体を処理します。選択した周期での定期請求、チューンアップ時期前の季節スケジューリングリマインダー、45日前の更新通知、顧客レコードに紐づいた機器管理、そして失効間近の契約がスプレッドシートに埋もれないようにする契約健全性レポートを提供します。
目的は契約まわりの事務作業を増やすことではありません。目的は契約を自動運用化し、チームが更新の後始末ではなくサービス品質に集中できるようにすることです。
よくあるメンテナンス契約の失敗
価格が低すぎる — 部品・作業費しかカバーしていない
契約料金は、訪問の作業費、部品費、事務諸経費、優先手配のキャパシティをカバーしなければなりません。損益分岐点のように価格設定せず、どのプランでも利益が出るように設定しましょう。多くの業者は契約収益で40〜55%の粗利益率を目標にしています。
契約に自動更新条項がない
自動更新がないと、毎年すべての契約を手動で再販売しなければなりません。30日間の解約期間を設けた自動更新の文言を含めましょう。ほとんどの顧客は解約せず、そのまま継続します。この一つの条項だけで更新率を倍増させることができます。
契約者をスプレッドシートで管理している
手動管理は有効契約が30〜40件に達した瞬間に破綻します。更新日を見逃し、訪問の予約を忘れ、収益を失います。契約状況、訪問履歴を追跡し、更新リマインダーを自動送信するシステムに移行しましょう。
各メンテナンス訪問でのアップセルを忘れる
予定された各訪問は販売機会です。顧客は在宅し、技術者は信頼され、機器が目の前にあります。必ず点検結果の書面と、追加サービスや修理（会員割引価格）の推奨を少なくとも1つ残して帰りましょう。契約顧客は、一般顧客よりも著しく高い確率で修理提案を成約します。
関連ガイド
収益を伸ばすHVACメンテナンスプランの作り方 — 価格帯、販売プロセス、更新管理。
HVACアップセルスクリプト：6つの業務向けそのまま使える文言 — すべての対応でメンテナンスプランを提案するためのスクリプト。
HVAC定額料金表テンプレート — 修理・サービス価格を標準化。
HVAC見積フォローアップシーケンス — 訪問後に未成約の見積をより多く成約。
よくある質問
HVACメンテナンス契約とは何ですか？▼
HVACメンテナンス契約はいくらに設定すべきですか？▼
HVACメンテナンス契約には何を含めるべきですか？▼
HVACメンテナンス契約はどうやって販売すればよいですか？▼
HVACメンテナンス契約は自動更新にすべきですか？▼
契約をスプレッドシートで管理するのをやめましょう
この契約を定期請求、訪問リマインダー、自動更新フォローアップと連携したいなら、ServiceHubがどう処理するかをご紹介します。
- すべての有効契約 — 更新日、訪問履歴、会員特典 — を1つのダッシュボードで管理
- 契約の販売・更新時にメンテナンス訪問を自動でスケジュールし、顧客リマインダーを自動送信
- 失効の60日前と30日前に更新リマインダーを送信 — 手動フォローなしで契約が自動更新されます
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